Eu disse à minha equipe para reclamar toda semana — isso transformou nossa produtividade

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Mais de uma década atrás, tive a oportunidade de fazer um curso de Gestão da Qualidade Total (TQM) com ninguém menos que Andrzej Blikle na ASBIRO , uma instituição educacional polonesa única onde apenas empreendedores ensinam empreendedorismo.

Desde então, tenho testado e refinado várias técnicas de TQM com minhas equipes, especialmente no mundo das startups. Estou compartilhando algumas das minhas observações e ideias que implementei, com foco em sessões semanais no estilo Kaizen, que se mostraram eficazes em uma variedade de cenários da vida real dentro de nossas equipes.

Andrzej Blikle é um proeminente empreendedor polonês, conhecido por seu trabalho em gestão de qualidade e como líder do negócio de confeitaria da família Blikle, que é famoso por criar os icônicos e irresistíveis donuts poloneses “A.Blikle ” (pączki!). Ele expandiu a empresa preservando seu legado, transformando-a em uma organização moderna e voltada para a qualidade.

Total Quality Management (TQM) é uma abordagem abrangente e abrangente para toda a organização, focada na melhoria contínua e no sucesso a longo prazo, envolvendo todos os membros da organização. Kaizen, por outro lado, é uma técnica específica dentro do TQM que enfatiza fazer pequenas melhorias incrementais diariamente para aprimorar processos e eliminar ineficiências. A principal lição foi que, para qualquer organização prosperar, ela precisa evoluir continuamente com as contribuições de todos os seus membros (gestão incluída).

No mundo acelerado das startups de tecnologia, onde as ideias inundam e os prazos se aproximam, é fácil perder de vista o panorama geral. Quando você está enterrado em tarefas diárias como codificação e design, gerenciar projetos de grande escala pode parecer opressor. Com equipes de produtos frequentemente numeradas na casa das dezenas, é essencial ter métodos em vigor para manter a qualidade do produto e um processo de produção de software eficiente.

Não foi até cerca de 10 anos atrás que introduzi reuniões semanais no formato Kaizen para todas as minhas equipes. Eu queria algo simples, mas impactante. Essas reuniões se tornaram a pedra angular da nossa jornada de melhoria de processos. Por quê? Porque elas permitem feedback consistente e fornecem uma plataforma para os membros da equipe levantarem questões que, se não forem controladas, podem se transformar em problemas maiores.

É assim que funciona: toda semana, reúno todos os membros das minhas equipes de produto e tecnologia. Sem silos. O último dia da semana geralmente funciona melhor. Desenvolvedores, designers, gerentes de produto – todos. O objetivo é dar a eles um espaço para desabafar, compartilhar suas frustrações e apontar obstáculos que impedem o progresso. E não, não é uma sessão de "vamos reclamar do chefe". Nós nos concentramos em problemas reais e acionáveis.

Uma pergunta simples como “Do que você está reclamando esta semana?” abre a porta para todos os tipos de insights. É a melhor maneira de começar uma conversa porque permite que todos expressem suas preocupações, seja sobre o processo, problemas de comunicação ou até mesmo algo tão trivial quanto a falta de café no escritório. Eu costumava literalmente lembrar as pessoas toda semana: “Temos uma sessão de kaizen na sexta-feira, cada um de vocês – traga suas reclamações, por favor!”.

Por que não pedir ideias de melhoria primeiro, certo? Bem, é aqui que fica um pouco contraintuitivo. Pedir às pessoas para propor melhorias pode muitas vezes levar a mais pontos de interrogação do que soluções. Pela minha experiência, as ideias que você obtém dessa pergunta tendem a ser mais "boas de se ter" do que problemas reais. É somente depois de alguns meses dessas sessões com sua equipe, e todos estão na mesma página, que você pode começar a lançar essa pergunta. A essa altura, as pessoas já estão surgindo com ideias de melhoria por conta própria - você nem precisa perguntar.

No início, convencer as pessoas a participar de discussões francas pode ser desafiador, especialmente em culturas onde apontar abertamente problemas, particularmente com a gerência, pode parecer desconfortável. A chave é enfatizar que essas discussões não são sobre criticar indivíduos, mas sobre melhorar processos. Ao focar em soluções, a atmosfera se torna de feedback construtivo em vez de culpa. O “ porquê ” por trás dessas sessões precisa ser claramente explicado desde o início.

Depois de discutirmos os problemas, atribuímos tarefas a serem resolvidas antes da próxima reunião. Se um desenvolvedor tiver dificuldades com uma ferramenta, garantiremos que ele tenha os recursos para fazê-la corretamente. Se a comunicação dentro da equipe estiver faltando, trabalharemos em novas estratégias. O importante é manter as reuniões orientadas para a ação, com acompanhamento claro das soluções.

No começo, era difícil convencer as pessoas a compartilhar abertamente, mas agora é uma parte essencial da nossa cultura. Essas reuniões fornecem uma oportunidade para a equipe respirar, expressar preocupações e, mais importante, assumir a responsabilidade pelos problemas e suas soluções. Essa abordagem simples, mas eficaz, levou a benefícios de longo prazo, não apenas na produtividade, mas também no moral e na coesão da equipe.

Então, por que eu juro pelas reuniões Kaizen? Elas mantêm o ritmo. Em um mundo cheio de prazos e pressão constante, é fácil perder de vista o panorama geral. Esses pequenos ajustes regulares nos mantêm alinhados, nos ajudam a resolver problemas antes que eles se tornem obstáculos e garantem que estamos constantemente melhorando. E sejamos realistas, reclamar um pouco de vez em quando é a maneira perfeita de permanecer conectado e manter as coisas avançando.

Um benefício inesperado dessas reuniões é que elas ajudam a aumentar a conscientização e a lidar com a dívida técnica ao longo do tempo. Ao incentivar o feedback regular e lidar com os problemas conforme eles surgem, podemos dividir e resolver a dívida técnica acumulada em pedaços menores e mais gerenciáveis.

Como CTO, descobri que as reuniões Kaizen são a melhor maneira de promover a verdadeira propriedade dentro de cada membro da equipe. Quando as pessoas sentem que têm um impacto direto no negócio, produto e processo de produção, elas começam a reconhecer que todos enfrentam desafios e que sempre há espaço para melhorar. Essas reuniões enviam uma mensagem clara: como uma equipe, temos o poder de tornar nossa vida profissional menos miserável a cada semana.

Quais passos você está tomando para melhorar o processo de produção da sua equipe? Eu adoraria ouvir sua abordagem.